Melyek a pályázatíró legfontosabb feladatai?
A legjobb eredmények elérése érdekében az ajánlatírónak jó kapcsolatokat kell kialakítania az üzletfejlesztési és értékesítési csapatokkal. Ez segít neki abban, hogy valóban megértse potenciális ügyfelét és annak igényeit.
Egy ajánlat elkészítése több napot is igénybe vehet, így a pályázatírónak jó projektmenedzsment-érzékkel és kiváló kommunikációs készségekkel kell rendelkeznie. A tapasztalt pályázatíró a szűkös határidők dacára is képes higgadtan tanácsot adni, mert megtanulta kezelni ezt a nagy nyomással járó feladatot.
A pályázatíró számos tevékenységet végez annak érdekében, hogy az ajánlat a benyújtása előtt a lehető legjobb legyen. A pályázat közzététele után fontos áttekinteni a specifikációt, hogy megbizonyosodjon arról, jó ötlet-e ajánlatot tenni. A cég esetleg úgy dönthet, mégsem kíván pályázni, mert olyan feltételeket talál a kiírásban, amelyeknek nem tud megfelelni. Sokkal költséghatékonyabb ezt már az első lépésben ellenőrizni.
A pályáztatásról szóló döntés meghozatala után az ajánlatíró tanácsot ad a munka elvégzésének legjobb módjáról. Figyelembe veszi a fontos információkat is, például a pályázat benyújtásának határidejét, és minden olyan különleges követelményt, mint a szavak vagy oldalak száma, valamint a betűstílusra vagy -méretre vonatkozó elvárások.
A pályázatíró végigvezeti a szervezetet a folyamaton és meghatározza a pályázat „nyertes témáit”. Ezek gyakran eltérőek az egyes pályázatoknál, és erősen függenek a cég különböző üzleti területeken való erősségeitől, a versenytársaktól és a specifikáció részletes elemzésétől. Ha terjedelmes pályázati anyagról van szó, ahol a folyamatban egy teljes ajánlattevő csapat vesz részt, akkor a pályázatot feldarabolhatják és különböző közreműködőkhöz rendelhetik.
Az ajánlat elemzési szakaszában arról is fontos megbizonyosodni, hogy a szervezet készen áll-e az ajánlattételre. Ez általában magában foglalja az akkreditációk, szabályzatok és eljárások, pénzügyi információk és egyéb szükséges dokumentumok összevetését.
Az összes válasz kitöltése utáni utolsó feladat összegyűjteni a dokumentumokat a végső ajánlat elkészítéséhez. Néha a válaszok az ajánlatkérő által biztosított Word-dokumentumban, néha egy formázást és márkajelzést igénylő dokumentumban találhatók, néha pedig elegendő a kivágás és beillesztés egy portálra, kevés formázás mellett.
Ez a folyamat magában foglalja az összes kért szabályzat és eljárás, akkreditáció és minden alátámasztó dokumentum mellékletekbe történő összeállítását és azok helyes számozását, hogy a válaszokban szereplő hivatkozásokhoz illeszkedjenek.
Fontos, hogy ezt az utolsó szakaszt kellő alapossággal végezzék, mert ha nem töltünk fel néhány létfontosságú információt, az a beküldés sikertelenségét eredményezheti. Előnyös, ha az összes tartalom legalább 24 órával a beküldés határideje előtt felkerül, így minden ellenőrizhető, mielőtt megnyomnák a beküldés gombot.
